1. Les parties, et qui décide quoi
Vous — l'organisation qui ouvre un espace et publie des outils — êtes responsable de traitement. Vous décidez qui vous consultez, sur quoi, pourquoi, et ce que vous faites des réponses.
Clément Tournier, entrepreneur individuel (EI), nom commercial Agence NuCom, 2 allée des saules, 74000 Annecy, France, est votre sous-traitant. Il traite ces données pour votre compte, sur vos instructions, et pour aucune autre finalité.
2. Objet, durée et nature du traitement
Le traitement a pour objet la publication d'outils, le recueil des réponses et la restitution des résultats, ainsi que, si vous l'activez, la mesure de fréquentation de vos outils et de votre page publique. Sa description détaillée figure en annexe I.
Il dure aussi longtemps que votre espace existe. Les réponses sont anonymisées et les adresses supprimées au terme des durées que vous fixez ; la suppression d'un outil ou de l'espace efface immédiatement ses données — voir l'article 10.
3. Nos instructions
PlaceCommune ne traite les données que sur instruction documentée de votre part. Vos instructions sont : les paramètres de votre espace et de vos outils, les présentes clauses, et toute demande écrite adressée depuis le compte propriétaire.
Si une instruction paraît contraire au règlement ou au droit national, PlaceCommune vous en informe sans délai et peut suspendre son exécution jusqu'à ce que vous l'ayez confirmée ou modifiée.
Un traitement imposé par le droit de l'Union ou d'un État membre — une réquisition judiciaire, par exemple — vous est signalé avant exécution, sauf si ce droit l'interdit.
4. Ce que PlaceCommune s'interdit
- Exploiter vos données à ses propres fins, commerciales ou autres.
- Les céder, les louer ou les revendre à quiconque.
- Les utiliser pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle.
- Les recouper avec celles d'une autre organisation cliente.
- Les transférer hors de l'Union européenne.
5. Confidentialité
L'accès aux données est limité aux personnes qui en ont besoin pour exécuter le contrat, tenues à une obligation de confidentialité. PlaceCommune étant édité par une personne, cette liste comporte aujourd'hui un nom : Clément Tournier.
6. Sécurité
PlaceCommune met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites en annexe II, appropriées au risque au sens de l'article 32 du règlement. Ces mesures peuvent évoluer, sans que le niveau de protection puisse baisser.
7. Sous-traitants ultérieurs
Vous autorisez de façon générale le recours aux sous-traitants ultérieurs listés en annexe III. Tout ajout vous est notifié trente jours avant sa mise en service ; vous pouvez vous y opposer pour un motif tenant à la protection des données, et résilier sans indemnité si l'opposition ne peut être satisfaite.
Un sous-traitant ultérieur désigné comme optionnel en annexe III n'intervient que pour les espaces qui l'activent. Son activation par le propriétaire de l'espace vaut autorisation spécifique : la notification préalable de trente jours ne s'applique pas à lui.
PlaceCommune impose à chaque sous-traitant ultérieur les mêmes obligations que celles du présent contrat, et demeure pleinement responsable devant vous de leur exécution.
8. Droits des personnes
C'est à vous qu'il revient de répondre aux demandes d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition ou de portabilité. PlaceCommune vous y aide par des mesures techniques appropriées et, si une demande lui parvient directement, vous la transmet sans y répondre lui-même.
9. Violation de données
PlaceCommune vous notifie toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, par email à l'adresse du compte propriétaire. La notification décrit la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés, les conséquences probables et les mesures prises.
La déclaration à l'autorité de contrôle et, le cas échéant, l'information des personnes concernées vous incombent : vous êtes le responsable de traitement. PlaceCommune vous fournit tout ce dont vous avez besoin pour les faire.
10. Fin du contrat, effacement et restitution
À la fin des prestations, et selon votre choix : PlaceCommune vous restitue les données puis les efface, ou les efface directement. La restitution s'obtient à tout moment depuis les paramètres de votre espace, rubrique « Récupérer toutes les données » : un fichier unique avec l'ensemble des outils, des réponses et des adresses laissées, sans frais et sur toutes les formules — l'article 28.3.g du règlement l'impose.
Au terme des durées que vous fixez dans les paramètres de votre espace, une purge nocturne anonymise les réponses et supprime les adresses. Supprimer un outil efface aussitôt ses réponses et tout ce qui s'y rattache ; supprimer l'espace efface aussitôt l'ensemble de ses outils et de ses données. Ces deux gestes demandent une double confirmation : une fenêtre qui détaille ce qui disparaît, puis un code à usage unique. Les sauvegardes suivent leur propre cycle et sont écrasées au bout de sept jours.
11. Audit
PlaceCommune met à votre disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28, et se soumet aux audits que vous diligentez, y compris par un tiers mandaté, moyennant un préavis raisonnable et dans des conditions qui préservent la confidentialité des données des autres organisations clientes.
12. Hiérarchie
En cas de contradiction avec les conditions d'utilisation ou les conditions générales de vente, le présent contrat prévaut sur les questions de protection des données.
Annexe I — Description du traitement
Personnes concernées
- Les personnes qui répondent à vos outils : enquêtes, forums, événements, pétitions et missions bénévoles.
- Les responsables que vous rattachez à votre espace.
- Les personnes qui ouvrent vos liens de participation ou votre page publique, si vous avez activé la mesure de fréquentation.
- Les personnes qui vous écrivent par le formulaire de contact de votre page publique.
- Les personnes visibles sur les photos que vous publiez sur votre page publique ou celle d'un événement.
Catégories de données
| Donnée | Origine et nature |
|---|---|
| Identifiant de participant | Dérivé par outil, par HMAC-SHA256, à partir d’une empreinte de navigateur qui ne quitte jamais le poste. Différent pour chaque outil : deux outils ne peuvent pas être recoupés. |
| Réponses et contributions | Ce que la personne saisit : choix, notes, textes libres, répartition de points, contributions de forum sous pseudonyme. |
| Adresse email | Uniquement en cas d’inscription à un événement, et uniquement si la personne la fournit pour recevoir un rappel. |
| Adresse IP | Hachée avant enregistrement, conservée le temps de la fenêtre de limitation de débit. Jamais stockée en clair. |
| Fréquentation, si vous l’activez | Page ouverte, provenance (nom de domaine seul, code QR, paramètres de campagne), type d’appareil, zone déduite du fuseau horaire, temps passé, part de la page parcourue, étapes franchies (formulaire commencé, identifiant de la question atteinte, envoi). Un identifiant tiré au sort, gardé dans l’onglet, relie ces éléments le temps d’une visite. Ni adresse IP, ni signature complète du navigateur, ni lien d’accès, ni réponse, ni identifiant de participant. Rien n’est écrit sur l’appareil. Les visites des membres de votre espace, connectés, ne sont pas comptées. |
| Messages de contact | Nom, adresse email et texte saisis par la personne qui vous écrit depuis votre page publique, si vous y avez placé le formulaire. Aucun email ne recopie le message : il se lit dans votre espace. |
| Photos | Les images que vous publiez (couverture, galerie, artistes, plan). Recompressées à l’envoi, sans aucune métadonnée : ni position GPS, ni appareil, ni date de prise de vue. Publiques par nature, sous une adresse impossible à deviner. |
| Comptes des responsables | Nom, adresse email, mot de passe (dérivé par scrypt), sessions. Traités par PlaceCommune en qualité de responsable de traitement, non de sous-traitant. |
Finalités
- Publier vos outils et recueillir les réponses.
- Empêcher qu'une même personne réponde plusieurs fois à un même outil.
- Agréger les résultats et produire vos rapports et exports.
- Envoyer les rappels d'événement auxquels les personnes se sont inscrites.
- Si vous l'activez : mesurer la fréquentation de vos outils et de votre page publique (ouvertures, provenance, étapes où l'on s'arrête), sans cookie.
- Si vous l'activez : signaler dans votre file de modération les messages de forum qui semblent contrevenir aux règles, sans jamais rien masquer seul.
- Si vous l'activez : préparer, à votre demande, un brouillon de synthèse des résultats d'un outil, que vous relisez avant toute publication.
- Si vous placez le formulaire de contact sur votre page : vous transmettre les messages des visiteurs, et vous prévenir de leur arrivée au plus une fois par jour.
- Si vous l'activez : proposer, à partir d'un texte que vous fournissez, des sections pour votre page publique, que vous relisez avant toute publication.
Durées de conservation
Vous les fixez dans les paramètres de votre espace. À défaut de configuration explicite, PlaceCommune applique :
| Donnée | Durée par défaut |
|---|---|
| Réponses et contributions, y compris les nom et adresse d’une inscription à un événement | 730 jours (24 mois), puis anonymisation |
| Adresse laissée pour recevoir la décision | 365 jours (12 mois) au plus, puis suppression |
| Signature de pétition | 6 mois après la clôture, puis anonymisation |
| Fréquentation | 13 mois |
| Message reçu par le formulaire de contact | 12 mois, puis suppression |
| Photo de la page publique | Jusqu’à ce que vous la supprimiez, ou que votre espace le soit |
La durée des adresses est volontairement plus courte que celle des réponses : une adresse email survit rarement à l'utilité pour laquelle elle a été donnée. Vous réglez ces deux durées dans la rubrique « Conservation des données » des paramètres de votre espace, entre un mois et cinq ans pour les réponses, et entre un mois et deux ans pour les adresses.
Annexe II — Mesures de sécurité
Ces mesures sont en place, et non projetées.
- Cloisonnement par le moteur de base de données. L'isolation entre organisations clientes est assurée par des politiques de sécurité au niveau des lignes (Row-Level Security), appliquées par PostgreSQL à chaque requête — y compris une requête écrite par erreur sans filtre. L'oubli devient impossible plutôt que testé.
- Pseudonymisation par outil. L'identifiant de participant est dérivé par HMAC-SHA256 avec une clé propre à chaque outil, puis mélangé côté serveur à une graine aléatoire signée, délivrée en cookie HttpOnly à l'ouverture du lien. L'empreinte brute du navigateur n'est jamais transmise ni stockée, et l'empreinte enregistrée diffère d'un outil à l'autre.
- Connexion applicative distincte du propriétaire des tables, sans droit de suppression de masse ; le chemin privilégié est réservé aux opérations d'administration et de purge.
- Mots de passe dérivés par scrypt, jamais stockés en clair ni réversibles.
- Adresses IP hachées avant stockage, pour la seule limitation de débit.
- Limitation de débit adossée à la base, donc effective même en présence de plusieurs instances du service.
- Chiffrement en transit (TLS) sur toutes les liaisons, y compris entre le service et la base.
- Chiffrement au repos du volume de la base de données, activé au niveau de l'instance managée.
- Sauvegarde quotidienne automatique de la base de données, conservée sept jours, dans la même région française que le service.
- Purge automatique nocturne appliquant les durées de conservation, sans intervention humaine.
- Aucun traceur tiers, aucune mesure de fréquentation sur les pages de participation et les pages des organisations sauf si vous l'activez, et alors pour votre seul compte, aucune police de caractères servie depuis un domaine extérieur.
- Hébergement en France, région fr-par (Paris), sans transfert hors de l'Union européenne.
Annexe III — Sous-traitants ultérieurs
| Sous-traitant | Rôle, lieu et données concernées |
|---|---|
| Scaleway SAS | BP 438, 75366 Paris CEDEX 08, France — hébergement du service, base de données managée, stockage des photos des pages publiques (Object Storage), transcription de la dictée vocale quand un responsable s'en sert (Generative APIs : l'enregistrement est transmis le temps de la transcription, ni lui ni le texte ne sont conservés), envoi des emails transactionnels et déclencheur de la purge. Région fr-par (Paris). Toutes les données décrites en annexe I. |
| OREUS SAS | France. Sous-traitant optionnel : n'intervient que pour les espaces dont le propriétaire a activé l'une des trois options ci-dessous, chacune par l'accord prévu à cet effet. Analyse automatique des forums : reçoit le seul texte des messages et sujets de forum, sans pseudonyme ni identifiant, le temps de l'analyse. Synthèse des résultats : à la demande d'un responsable de l'espace, reçoit le titre de l'outil, ses questions, les résultats chiffrés et le texte des réponses libres ou des messages, sans pseudonyme ni identifiant, le temps de rédiger un brouillon que le responsable relit avant toute publication. Assistant de page : à la demande du propriétaire de l'espace, reçoit le texte qu'il colle pour rédiger les sections de sa page publique, avec le nom de l'espace ; emails et numéros de téléphone en sont masqués avant l'envoi ; les sections proposées sont relues avant toute publication. Dans les trois cas, ne conserve rien et n'entraîne aucun modèle sur ces données. |
Il n'y en a pas d'autre. Aucun service d'analyse d'audience ni aucune régie publicitaire n'a accès aux données. OREUS SAS, seul fournisseur d'intelligence artificielle, n'y accède que pour les espaces qui ont activé l'une de ces options, dans les limites ci-dessus.
Contact
Toute question sur ce contrat, toute demande de copie signée et toute notification prévue par les articles ci-dessus : contact@placecommune.app. Cette adresse est relevée par Clément Tournier, qui tient également le rôle de point de contact en matière de protection des données.